IJAZAH SEMENTARA DENGAN MAIL MERGE
Banyak upaya dilakukan oleh sekolah untuk
meminimalisir kesalahan penulisan ijazah agar tidak menimbulkan permasalahan
yang dapat merugikan peserta didik dan merusak nama baik lembaga. Diantaranya pemilihan
dan penetapan anggota tim pengolah nilai yang berkompetensi, pengumpulan data
dari sumber utama, memedomani Perdirjen Dikdasmen nomor 0038/D/HK/2019, melakukan
pengolahan data dengan berbagai aplikasi, bahkan ada yang membuat ijazah
sementara dengan menggunakan mail-merge.
Mail Merge merupakan salah
satu fitur pada Microsoft Office yang memungkinkan untuk membuat dokumen massal
seperti surat undangan, label, amplop, tag nama, dan lainnya termasuk ijazah
sementara. Hal ini dimungkinkan kerena dalam pengerjaannya telah menggunakan
informasi yang disimpan dalam bentuk database.
Ketika memanfaatkan mail-merge
diperlukan dua dokumen yang masing-masingnya disebut dokumen praktik dan
dokumen database. Dokumen praktik umumnya berbentuk ms-word sementara dokumen
database berbentuk excel workbook.
Dalam pembuatan Ijazah
sementara, yang dijadikan lembar praktik adalah ketikan ms-word yang menyerupai
blanko ijazah, masih kosong dan belum memuat data apapun. Bagian kosong pada halaman
ijazah itu akan diisi dengan identitas peserta didik, identitas sekolah, dan nilai
rata-rata rapor, nilai ujian sekolah, dan nilai ujian nasionalnya. Data untuk
mengisi bagian kosong itu adalah database yang dimuat dalam excel worksheet
yang telah disiapkan sebelumnya. Langkah selanjutnya adalah menggabungkan kedua
dokumen tersebut dengan mail-merge. Berikut langkahnya;
1.
Buka blanko ijazah yang telah disiapkan
2. Dari
tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge
Wizard dari menu drop-down.
Panel
Mail Merge akan muncul dan membimbing kita melalui enam langkah utama untuk
menyelesaikan penggabungan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana cara membuat
formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima.
Step
1:
·
Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela
Word, pilih jenis dokumen yang ingin dibuat. Dalam contoh kita, kita akan
pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.
Step 2:
· Pilih Use the current document, kemudian klik
Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.
Step 3:
Sekarang
kita memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan
setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada,
seperti buku kerja Excel, atau kita dapat mengetik list alamat baru dari dalam
Wizard Mail Merge.
1. Pilih
Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.
2. Cari
file Anda, kemudian klik Open.
3. Jika
list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar
itu, lalu klik OK.
4. Dalam
kotak dialog Mail Merge Recipients, kita dapat mencentang atau menghapus centang
setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default,
semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.
5. Klik
Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.
Jika kita tidak memiliki
list alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik
Create, kemudian ketik daftar alamat secara manual.
Step
4:
Sekarang kita siap untuk menulis surat.
Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya
data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Kita harus menambahkan
placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat
untuk menambahkan data.
Menyisipkan
data penerima:
1. Tempatkan
titik penyisipan dalam dokumen di mana kita ingin informasinya muncul.
2. Pilih
salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih More Items. Kemudian
Next lanjut ke Step 5
Step 5 :
1. Jika
semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih ke Step 6.
Step 6:
1. Klik
Print untuk mencetak Ijazah.
2. Sebuah
kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah kita ingin mencetak semua
surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK.
Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.
3. Kotak
dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK.
Surat-surat akan dicetak.
Setiap lembar ijazah yang dicetak setidaknya
memiliki dua kegunaan. Pertama sebagai alat pengecek kebenaran data yang akan diisikan
pada ijazah sebenarnya, kedua sebagai dokumen sementara yang dapat digunakan oleh
peserta didik untuk mendaftar pada sekolah lanjutan yang diinginkannya.