IJAZAH SEMENTARA DENGAN MAIL MERGE

Banyak upaya dilakukan oleh sekolah untuk meminimalisir kesalahan penulisan ijazah agar tidak menimbulkan permasalahan yang dapat merugikan peserta didik dan merusak nama baik lembaga. Diantaranya pemilihan dan penetapan anggota tim pengolah nilai yang berkompetensi, pengumpulan data dari sumber utama, memedomani Perdirjen Dikdasmen nomor 0038/D/HK/2019, melakukan pengolahan data dengan berbagai aplikasi, bahkan ada yang membuat ijazah sementara dengan menggunakan mail-merge.

Mail Merge merupakan salah satu fitur pada Microsoft Office yang memungkinkan untuk membuat dokumen massal seperti surat undangan, label, amplop, tag nama, dan lainnya termasuk ijazah sementara. Hal ini dimungkinkan kerena dalam pengerjaannya telah menggunakan informasi yang disimpan dalam bentuk database.

Ketika memanfaatkan mail-merge diperlukan dua dokumen yang masing-masingnya disebut dokumen praktik dan dokumen database. Dokumen praktik umumnya berbentuk ms-word sementara dokumen database berbentuk excel workbook.

Dalam pembuatan Ijazah sementara, yang dijadikan lembar praktik adalah ketikan ms-word yang menyerupai blanko ijazah, masih kosong dan belum memuat data apapun. Bagian kosong pada halaman ijazah itu akan diisi dengan identitas peserta didik, identitas sekolah, dan nilai rata-rata rapor, nilai ujian sekolah, dan nilai ujian nasionalnya. Data untuk mengisi bagian kosong itu adalah database yang dimuat dalam excel worksheet yang telah disiapkan sebelumnya. Langkah selanjutnya adalah menggabungkan kedua dokumen tersebut dengan mail-merge. Berikut langkahnya;

1.   Buka blanko ijazah yang telah disiapkan

2.   Dari tab Mailings, klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.

Panel Mail Merge akan muncul dan membimbing kita melalui enam langkah utama untuk menyelesaikan penggabungan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana cara membuat formulir dan menggabungkannya dengan daftar penerima.

Step 1:

·        Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin dibuat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.

Step 2:

·    Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.

Step 3:

Sekarang kita memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel, atau kita dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge.

1.  Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.

2.  Cari file Anda, kemudian klik Open.

3.     Jika list alamat ada di dalam buku kerja Excel, pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK.

    

4.    Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, kita dapat mencentang atau menghapus centang setiap kotak untuk mengontrol penerima yang akan digabungkan. Secara default, semua penerima harus dipilih. Setelah selesai, klik Close.

5.  Klik Next: Write your letter untuk beralih ke Step 4.

Jika kita tidak memiliki list alamat yang ada, Anda dapat mengklik tombol Type a new list dan klik Create, kemudian ketik daftar alamat secara manual.

Step 4:

Sekarang kita siap untuk menulis surat. Ketika itu dicetak, setiap salinan dari surat itu pada dasarnya sama; hanya data penerima (seperti nama dan alamat) yang berbeda. Kita harus menambahkan placeholder untuk data penerima sehingga Mail Merge tahu persis di mana tempat untuk menambahkan data.

Menyisipkan data penerima:

1.  Tempatkan titik penyisipan dalam dokumen di mana kita ingin informasinya muncul.

2.  Pilih salah satu opsi placeholder. Dalam contoh kita, kita akan pilih More Items. Kemudian Next lanjut ke Step 5

Step 5 :

1.  Jika semuanya sudah benar, klik Next: Complete the merge untuk beralih ke Step 6.

Step 6:

1.  Klik Print untuk mencetak Ijazah.

2.  Sebuah kotak dialog akan muncul. Putuskan apakah kita ingin mencetak semua surat-surat, Current document (record), atau kelompok terpilih, kemudian klik OK. Dalam contoh kita, kita akan mencetak semua surat.

3.  Kotak dialog Print akan muncul. Ubah setelan cetak jika diperlukan, lalu klik OK. Surat-surat akan dicetak.

Setiap lembar ijazah yang dicetak setidaknya memiliki dua kegunaan. Pertama sebagai alat pengecek kebenaran data yang akan diisikan pada ijazah sebenarnya, kedua sebagai dokumen sementara yang dapat digunakan oleh peserta didik untuk mendaftar pada sekolah lanjutan yang diinginkannya.